En las últimas décadas, ha habido un aumento significativo en las empresas IT outsourcing en todo el mundo. Esta tendencia se ha visto impulsada por varios factores, incluida la necesidad de reducir costos, acceder a habilidades especializadas y mantenerse competitivo en un entorno empresarial que cambia rápidamente.
Al contratar empresas de IT outsourcing, las empresas pueden reducir sus gastos generales al evitar los altos costos asociados con el mantenimiento de un departamento de TI interno. Además, la subcontratación brinda acceso a una gama más amplia de experiencia, lo que permite a las empresas aprovechar habilidades y conocimientos especializados que pueden no tener internamente.
Otra ventaja de subcontratar las funciones de TI es la capacidad de aumentar o reducir rápidamente las operaciones. Esto es particularmente importante para las nuevas empresas y las pequeñas empresas que pueden experimentar un rápido crecimiento y necesitan expandir sus operaciones rápidamente. La subcontratación también permite a las empresas centrarse en sus competencias básicas, liberando recursos para invertir en áreas que tienen un impacto directo en sus resultados.
“Una clave para un outsourcing exitoso es la transparencia, que requiere comunicación entre las dos partes sobre las prioridades y requerimientos del proyecto”, indican en un informe de Deloitte y ponen el siguiente ejemplo:
Imagina un escenario donde un piloto de avión no tiene un mecanismo estándar para comunicarse con el encargando del control del tráfico aéreo. El controlador aéreo es el responsable de mantener el flujo seguro, ordenado y eficiente. Los dos deben trabajar a la perfección juntos para cumplir con sus respectivas responsabilidades y garantizar un viaje seguro para los pasajeros.
“Del mismo modo, en cualquier modelo de outsourcing, cada parte tendrá una visión diferente de los requisitos del proyecto, que deben encontrar un punto en común para que el trabajo sea sincronizado”, agregaron.
Ventajas competitivas que ofrece una empresa de outsourcing de TI
Una empresa de IT outsourcing puede proporcionar varias ventajas competitivas para las empresas, que incluyen:
- Ahorro de costos
La subcontratación de funciones de TI a proveedores de servicios externos puede generar ahorros de costos significativos, ya que las empresas pueden evitar los gastos asociados con el mantenimiento de un departamento de TI interno. Esto incluye costos tales como salarios, beneficios, capacitación y equipo.
- Acceso a conocimientos especializados
La empresa de IT outsourcing brinda acceso a una gama más amplia de habilidades y conocimientos especializados que las empresas pueden no tener internamente. Esto puede incluir experiencia en áreas como ciberseguridad, desarrollo de software y análisis de datos.
- Escalabilidad
La subcontratación de funciones de TI permite a las empresas escalar sus operaciones hacia arriba o hacia abajo rápidamente, según las necesidades de su negocio. Esto es particularmente importante para las nuevas empresas y las pequeñas empresas que pueden experimentar un rápido crecimiento.
- Eficiencia incrementada
La subcontratación de funciones de TI a expertos que se centren únicamente en estas tareas puede conducir a una mayor eficiencia, ya que pueden completar las tareas con mayor rapidez y precisión que el personal interno de una empresa que puede tener prioridades contrapuestas. Lee más sobre: Outsourcing vs. Desarrollo de Software Dedicado: ¿Cuál es la mejor opción?
- Enfoque mejorado en las competencias básicas
Al subcontratar funciones de TI no centrales, las empresas pueden concentrarse en sus competencias principales e invertir más recursos en áreas que impactan directamente en sus resultados.
Importancia de la transparencia cuando se trabaja con empresas de outsourcing de TI
La transparencia es crucial cuando se trabaja con una empresa de IT outsourcing, ya que ayuda a generar confianza, establecer una comunicación clara y garantizar que ambas partes tengan un entendimiento mutuo de los objetivos, el alcance y el cronograma del proyecto.
Al subcontratar las funciones de TI, las empresas confían a un proveedor de servicios externo sus datos confidenciales y sistemas críticos. Por lo tanto, es fundamental establecer transparencia en cuanto al manejo de datos, controles de acceso y protocolos de seguridad para garantizar que el proveedor de servicios siga las políticas de la empresa y los estándares de la industria.
Además, la transparencia promueve una comunicación clara y fomenta una relación de trabajo colaborativo entre la empresa de IT outsourcing y el cliente. Al compartir información abiertamente, ambas partes pueden trabajar juntas de manera más efectiva y proactiva para abordar cualquier problema potencial que pueda surgir.
La transparencia también ayuda a garantizar que el proyecto se mantenga encaminado, dentro del presupuesto y cumpla con las expectativas de la empresa. Al establecer expectativas claras y proporcionar actualizaciones periódicas sobre el progreso, la empresa de subcontratación puede garantizar que el proveedor de servicios cumpla con sus compromisos y que el proyecto avance según lo planeado.
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Es fundamental cuando se trabaja con una empresa de IT outsourcing, ya que promueve la confianza, la comunicación clara, la colaboración y garantiza que el proyecto cumpla con sus metas y objetivos. Al establecer la transparencia desde el principio, las empresas pueden mitigar los riesgos, crear asociaciones más sólidas con sus proveedores de servicios y lograr los resultados deseados.
Claves para trabajar con transparencia a la hora de contratar una empresa de IT outsourcing
Estas son algunas prácticas clave para ser transparente al subcontratar funciones de TI:
Definir claramente las metas y objetivos del proyecto
Establezca metas y objetivos claros del proyecto desde el principio, y comuníqueselo a la empresa de IT outsourcing. Esto ayuda a garantizar que ambas partes tengan un entendimiento mutuo del alcance y las expectativas del proyecto.
Establecer líneas abiertas de comunicación
Establezca canales de comunicación regulares con la empresa de IT outsourcing, incluidas actualizaciones periódicas de estado, informes de progreso y reuniones periódicas. Esto ayuda a generar confianza y garantizar que ambas partes estén en la misma página.
Comparte información relevante
Comparta información relevante con la empresa de IT outsourcing, incluidos los requisitos del proyecto, los plazos y cualquier otra información crítica que pueda afectar el éxito del proyecto.
Sea honesto y directo
Sea honesto y directo con la empresa de outsourcing sobre cualquier desafío, problema o inquietud que surja durante el proyecto. Esto ayuda a evitar sorpresas y permite que la empresa de subcontratación aborde los problemas con prontitud. Te explicamos en este artículo sobre los errores más comunes a evitar cuando delegas tu proyecto a un proveedor de IT outsourcing.
Establezca una rendición de cuentas clara
Establezca una rendición de cuentas clara para el proyecto, incluidas las funciones y responsabilidades tanto de la empresa de subcontratación como de la empresa. Esto ayuda a garantizar que ambas partes entiendan sus respectivas responsabilidades y rindan cuentas por sus acciones.
¿Qué puede pasar cuando hay poca comunicación y transparencia trabajando con una empresa de IT outsourcing?
- La falta de comunicación puede dar lugar a malentendidos entre la empresa de externalización de TI y la empresa cliente. Esto puede conducir a retrasos, sobrecostos y posible fracaso del proyecto.
- Sin transparencia, la empresa de subcontratación de TI puede no tener una comprensión clara de las expectativas del cliente, lo que genera un trabajo de mala calidad que no satisface las necesidades del cliente.
- La comunicación y la transparencia inadecuadas pueden dar lugar a riesgos de seguridad, como violaciones y fugas de datos, ya que la empresa de subcontratación puede no tener una comprensión clara de los requisitos de seguridad del cliente.
- La falta de comunicación y transparencia puede dar como resultado resultados deficientes del proyecto e insatisfacción del cliente, lo que daña la reputación de la empresa de subcontratación y puede afectar las oportunidades comerciales futuras.
- Sin transparencia, la empresa de subcontratación de TI puede no estar al tanto de los requisitos o restricciones legales, lo que podría generar problemas legales tanto para la empresa de subcontratación como para el cliente.
Cuando hay poca comunicación y transparencia al trabajar con una empresa de IT outsourcing, las consecuencias pueden ser graves, incluidos malentendidos, trabajo de mala calidad, riesgos de seguridad, reputación dañada y problemas legales. Por lo tanto, es crucial establecer canales de comunicación claros y transparentes.
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