El IT outsourcing se ha convertido en una práctica común en las empresas de todo el mundo en las últimas décadas. Consiste en subcontratar actividades relacionadas con la tecnología de la información, como el soporte técnico, el desarrollo de software, la gestión de bases de datos, la seguridad informática, entre otros servicios, a empresas especializadas en estas áreas.
Se ha popularizado debido a diversos factores, como la reducción de costos, la necesidad de acceder a expertos en áreas específicas, la flexibilidad para ajustar la capacidad de acuerdo a las necesidades de la empresa y la capacidad de centrarse en las actividades principales del negocio.
Además, el IT outsourcing ha evolucionado a lo largo del tiempo. Anteriormente, las empresas subcontrataban principalmente servicios de soporte técnico y mantenimiento de hardware. Actualmente, las empresas subcontratan servicios más especializados, como la implementación de soluciones en la nube, la inteligencia artificial, la analítica de datos y la ciberseguridad.
IT outsourcing en pequeñas empresas: ¿Cuáles son las ventajas competitivas?
La subcontratación de servicios de tecnología de la información es una práctica cada vez más común en pequeñas empresas. Sin embargo, como cualquier estrategia empresarial, tiene sus pros y contras. A continuación, detallamos las ventajas:
Reducción de costos
La subcontratación de servicios de TI puede resultar en una importante reducción de costos. Esto se debe a que las empresas pueden externalizar actividades que no son su principal competencia y que podrían ser costosas si se realizan internamente.
Acceso a expertos
Al subcontratar servicios de TI, las pequeñas empresas pueden acceder a expertos que no podrían permitirse contratar de forma permanente. Además, estos expertos están a la vanguardia de las últimas tecnologías y tendencias, lo que permite a la empresa estar actualizada.
Flexibilidad
La subcontratación de servicios de TI permite a las empresas ajustar fácilmente su capacidad de acuerdo a sus necesidades. Las pequeñas empresas pueden escalar los servicios contratados según sus requerimientos, lo que les brinda una mayor flexibilidad.
Enfoque en la actividad principal
Al externalizar servicios de TI, las empresas pueden centrarse en sus actividades principales y dedicar más tiempo a la innovación y el crecimiento del negocio.
Desventajas del IT outsourcing
Pérdida de control
La subcontratación de servicios de TI puede hacer que las empresas pierdan el control sobre los procesos críticos y la propiedad intelectual. Es importante establecer cláusulas contractuales y acuerdos de confidencialidad para proteger los intereses de la empresa.
Comunicación
La subcontratación de servicios de TI puede generar problemas de comunicación. La empresa y el proveedor deben tener una buena comunicación para evitar malentendidos y asegurarse de que los servicios se entreguen de acuerdo a las expectativas.
Dependencia del proveedor
Las pequeñas empresas pueden volverse dependientes de un proveedor de servicios de TI. Esto puede generar un riesgo si el proveedor tiene problemas financieros o de calidad, lo que podría afectar la continuidad del negocio.
Riesgo de seguridad
La subcontratación de servicios de TI puede generar riesgos de seguridad si el proveedor no cuenta con medidas adecuadas de protección de datos y sistemas. Es importante verificar que el proveedor cuente con certificaciones de seguridad y establecer acuerdos contractuales para proteger la información confidencial.
Recomendaciones antes de contratar una compañía de IT outsourcing en Austin
Antes de contratar servicios de IT outsourcing, es importante tener en cuenta algunos consejos para asegurar que la empresa pueda maximizar los beneficios y minimizar los riesgos asociados con esta práctica. A continuación, se presentan cinco consejos a considerar antes de subcontratar servicios de IT:
Define las necesidades de tu negocio
“Primero, tenga una idea de las necesidades de TI de su negocio . Elabore una lista del software que utiliza y los planes de desarrollo o crecimiento tecnológico de su empresa en los próximos años. También puede ser útil recopilar todos los programas, aplicaciones y plataformas que utilizan sus equipos para tener una imagen completa de sus necesidades tecnológicas”, explicaron en un artículo del portal Parallel Staff.
Los líderes de la compañía se tienen que reunir para discutir lo que necesita el negocio para seguir prosperando y creciendo. Es importante también el feedback que puedan dar los empleados sobre el uso diario de las plataformas y qué se necesita para hacer el trabajo de forma más eficiente. Con estos intercambios de experiencias, se podrán tomar mejores decisiones al momento de contratar a un proveedor de IT outsourcing.
Evalúa opciones de proveedores de IT outsourcing
Al momento de hacer las primeras llamadas o entrevistas, pregunta: “¿Conocen su industria? ¿Tienen clientes de tamaño similar al tuyo? ¿Cuánto tiempo han estado en el negocio? ¿Entienden la misión de su proyecto y están preparados para trabajar con usted para lograr sus criterios de éxito?”, recomiendan en un artículo de la revista empresarial CIO.
Establecer expectativas claras
Es fundamental establecer expectativas claras desde el inicio de la relación con el proveedor de servicios de IT outsourcing. Es necesario definir los objetivos, los plazos, las responsabilidades, los niveles de servicio, los acuerdos de confidencialidad y otros detalles relevantes. Todo esto debe quedar plasmado en un contrato que se debe revisar cuidadosamente antes de firmar.
“Antes de firmar esos contratos, asegúrese de revisar nuevamente el acta de constitución de su proyecto. ¿Tus metas cambiaron? ¿Sigues realizando un seguimiento real de tus objetivos? Asegúrese absolutamente de que su socio de subcontratación esté al tanto de sus objetivos y confíe en que lo ayudarán a alcanzar sus objetivos”, enfatizaron en el mismo artículo de CIO.
Capacidades tecnológicas del proveedor de IT outsourcing
“En las soluciones relacionadas con TI, uno de los factores clave es la capacidad tecnológica de esa empresa de outsourcing. Si su hardware, software y sistemas son vulnerables y no confiables, tendrá problemas, especialmente en la subcontratación de TI”, detalló Shoriful Islam en un artículo de LinkedIn.
Establecer una buena comunicación
La comunicación es clave para una relación exitosa con los proveedores de servicios de IT outsourcing. Es importante mantener una comunicación abierta y frecuente con el proveedor para asegurarse de que los servicios se entreguen de acuerdo a las expectativas y para resolver cualquier problema que surja a lo largo del camino.
En conclusión, la subcontratación de servicios de TI puede brindar a las pequeñas empresas beneficios significativos en términos de reducción de costos, acceso a expertos, flexibilidad y enfoque en la actividad principal. Sin embargo, también existen riesgos asociados como la pérdida de control, problemas de comunicación, dependencia del proveedor y riesgos de seguridad. Por lo tanto, las pequeñas empresas deben analizar cuidadosamente los pros y contras antes de tomar una decisión de subcontratación de servicios de TI.
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