Dentro de una empresa se realizan varios procesos y tareas donde están involucrados todos sus colaboradores. Para verificar que estos procesos se hagan de la manera correcta, siguiendo los pasos que se tienen planeados día a día, se necesita una o varias personas al pendiente de los equipos, este básicamente es el trabajo de un Project Manager.
¿De dónde proviene esta posición? Acorde a lo relatado en el portal Active Collab, “A fines de la década de 1980, Microsoft estaba lanzando un proyecto ambicioso y se encontró con un problema: había demasiados jugadores involucrados. Había equipos de marketing, ingeniería y el área comercial, y nadie sabía cómo coordinarlos a todos”.
Continúan contando “Entonces, a Microsoft se le ocurrió lo que entonces era una solución ingeniosa. Eligieron a una persona para que se hiciera cargo a quien se le otorgaría una autoridad significativa para organizar y coordinar su nuevo proyecto. Una vez que Microsoft nombró a un líder dedicado, todo transcurrió sin problemas y los equipos estaban mucho más contentos con su dinámica de trabajo. El resultado final de esta nueva estrategia fue Excel. Eventualmente, Microsoft convirtió este nuevo rol en un elemento básico para todos sus proyectos. Así nació el gestor de proyectos, o Project Manager”.
Responsabilidades claves de un Project Manager
La Rock Agency define a un Project Manager como un “personaje principal en la planificación, ejecución, seguimiento, control y cierre de proyectos. Se espera que entreguen un proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y breve mientras mantienen a todos informados y felices”.
Entre sus responsabilidades principales está:
Planeación de actividades y organización de recursos
Un proyecto necesita estar bien planificado para que pueda cumplir con los plazos de finalización y entrega, de esto se encarga el Project manager definiendo el alcance del proyecto y determinando los recursos que necesita para completarlo. Luego de tener esto definido, crea un plan para ejecutar y monitorear, teniendo siempre presente la naturaleza impredecible de un proyecto y así poder hacer los ajustes necesarios en el camino.
Organizar el equipo
El Project manager está encargado de crear planes claros y sencillos que permitan a su equipo alcanzar el máximo potencial y así cumplir con el proyecto, evita por completo crear hojas de cálculo elaboradas, largas listas de verificación, reduciendo también la burocracia y se enfocan en guiar al equipo al objetivo final.
Tener control del tiempo
En un proyecto, el tiempo que el equipo se tome para completarlo es fundamental para su éxito, un Project manager debe velar por que se cumplan los días y horas estimados. Saben como establecer plazos realistas y comunicarlos de manera consistente al equipo, siempre al pendiente de que se cumplan las tareas dentro de sus horas.
Un Project manager debe:
- Definir actividad
- Actividad de secuencia
- Estimar la duración de la actividad.
- Desarrollar un horario
- Mantener un horario
Presupuesto del proyecto
Los buenos gerentes de proyectos saben cómo mantener un proyecto dentro de su presupuesto establecido. Incluso si un proyecto cumple con las expectativas de un cliente y se entrega a tiempo, seguirá siendo un fracaso si se sale del presupuesto. Los buenos gerentes de proyectos revisan con frecuencia el presupuesto y planifican con anticipación para evitar excesos presupuestarios masivos.
Velar por la satisfacción del cliente
Si bien los roles para organizar, gestionar y liderar dentro de la empresa de un Project manager con necesarios para los proyectos internos, en sus manos también está el cliente. Debe velar por la satisfacción completa del cliente, pendiente de contestar cualquier duda que se presente y resolver problemas de comunicación.
Análisis de riesgo
En Active Collab señalan “Cuanto más grande es el proyecto, más probable es que haya obstáculos y trampas que no formaban parte del plan inicial. Los contratiempos son inevitables, pero los buenos gerentes de proyecto saben cómo identifican y evalúan los riesgos potenciales de manera meticulosa y casi intuitiva antes de que comience el proyecto. Saben cómo evitar riesgos o al menos minimizar su impacto”.
Monitoreo y seguimiento
Luego de planear el proyecto, designar al equipo encargado, presupuestar y organizar el tiempo, un buen gerente de proyecto debe estar siempre pendiente de todo el proceso. A toda hora del día debe monitorear, verificar que todo se está haciendo acorde al plan y solucionar cualquier problema o duda que pueda surgir en el camino.
Informes y documentación
Para terminar un proyecto, un buen Project manager debe ofrecer al CEO de la empresa un informe detallado con todo lo que se realizó, además de la documentación necesaria. Debe informar si se cumplieron con todos los requisitos del proyecto, nivel de satisfacción del cliente, el historial, quienes participaron y aspectos a mejorar al futuro.
Así se puede resumir el rol que un gerente de proyecto debe cumplir en una empresa: es la persona encargada de velar porque todos los proyectos se cumplan a cabalidad. Debe ser organizado, proactivo y con excelentes habilidades de comunicación.
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