Desafío
Implementamos UiPath RPA para el proceso de automatización de facturas. Nuestro cliente, una empresa retail de Estados Unidos, tenía problemas con los procesos de facturación. Tenían grandes equipos de contabilidad que trabajaban semanalmente para procesar y pagar las facturas, y esto aumentaba sus costos generando poca rentabilidad. No es una novedad que la facturación lleva mucho tiempo y puede consumir grandes cantidades de presupuesto y recursos humanos. Procesar una sola factura puede costar entre $5 y $25 y puede durar hasta 16 días en el proceso de gestión.
Es por eso que esta empresa se asoció con nosotros para desarrollar un sistema eficiente basado en la herramienta UiPath para automatizar todo el proceso de facturación. El resultado fue un sistema de pago y facturación intuitivo y moderno que redujo drásticamente los costos.
Nuestras soluciones
Nuestro sistema es capaz de procesar facturas en papel escaneadas y analizar su contenido directamente, creando facturas digitales en el ERP de la empresa. Trabajamos con robots automáticos o desatendidos de RPA UiPath. Estos trabajan de forma independiente en segundo plano y manejan procesos de larga ejecución que requieren muchas tareas. Los robots desatendidos se comunican con los empleados para su validación o si hay una pregunta o excepción a través del Centro de acción de UiPath.
La arquitectura UiPath tiene muchas complejidades. Por ejemplo, un problema a tener en cuenta es que las variaciones de los artículos de línea de la factura y los descuentos no siempre son iguales. Además, debe poder detectar todas las variaciones en el nombre de la empresa del cliente, que a veces podría estar mal escrito. Este proceso de identificación se realiza con un algoritmo robusto programado para buscar palabras relacionadas con los datos del cliente como artículos, catálogos y su ERP.
Si una de las facturas no se pudiera identificar correctamente, el sistema la mueve a una carpeta separada marcada como facturas que deben procesarse manualmente. Otra característica interesante desarrollada para el sistema consiste en enviar informes diarios de todas las facturas procesadas ese día, tanto con éxito como sin éxito.
La experiencia de Rootstack trabajando con Robotic Process Automation agregó un valor significativo a los procesos de facturación diaria de esta empresa de retail, haciéndolos más eficientes, productivos y reduciendo los costos para impulsar el rendimiento del negocio. Tenemos el equipo de desarrolladores UiPath que potenciarán su negocio.
