Para muchos, la automatización robótica de procesos o RPA suena a que un robot sin alma va a tomar control de toda la empresa. Y aunque es cierto que son robots de software encargados de ejecutar ciertas tareas, no es cierto que no tenga “alma” ya que su propósito es bastante altruista: ayudan a las empresas a agilizar sus flujos de trabajo, maximizando la productividad y optimizando el tiempo de trabajo de los empleados.
El hastío en los empleados por hacer tareas rutinarias está presente en todas las compañías. Claro, a nadie le gusta hacer lo mismo una y otra vez en su sitio de trabajo. Este tipo de ambientes a la larga lo que hace es disminuir la productividad y elevar los errores humanos.
Por ejemplo, imagina que en tu empresa tienes a una persona encargada de manejar las incidencias de los clientes por correo electrónico y llamadas telefónicas. Pasa 8 horas al día recibiendo correos y atendiendo las incidencias de los clientes por llamada. Cada recurso de una empresa es muy valioso como para que esté dedicado por completo a una tarea rutinaria y cuyo procedimiento es invariable, por lo que perfectamente puede automatizarse.
Las compañías han querido erradicar por completo este tipo de ambientes con la implementación de RPA y hasta RPA cognitivo. “53% de las empresas encuestadas ya comenzaron a usar RPA (…) si esto sigue así, RPA habrá logrado una adopción casi universal en los próximos 5 años”, explicó al respecto la firma Deloitte citando una encuesta que realizaron en 2018.
“Los beneficios de la adopción de RPA son significativos. Los resultados se vieron en menos de 12 meses, ganando un 20% de la capacidad operativa equivalente a tiempo completo proporcionada por robots. RPA continúa cumpliendo y superando las expectativas en múltiples dimensiones, que incluyen: cumplimiento mejorado (92%), calidad / precisiones mejoradas (90%), productividad mejorada (86%), reducción de costos (59%)”, detallaron también en el informe.
3 problemas que el RPA soluciona en las compañías
¿Cuáles procesos pueden ser automatizados usando RPA? La verdad, muchos. Todos los procesos que tengan pasos preestablecidos y que sean invariables, pueden ser automatizados. Acá te explicaremos algunos de los problemas más comunes que resuelve el RPA.
Automatización de incidencias
¿Cómo trabaja RPA? Uno de los usos más productivos del RPA en las empresas es cuando lo implementan para le manejo de incidencias de los clientes. “El robot está configurado para reaccionar ante la recepción de nuevos correos en la bandeja de entrada de incidencias y así, comenzar su proceso. Consiste en abrir el correo, abrir el archivo adjunto, recoger la información del pdf (convertidas a texto mediante OCR) e insertarla en un archivo de intercambio para sistemas con bases de datos tipo SQL”, explicó al respecto el portal MásIngenieros.com.
“Una vez finalizado el proceso de generación del archivo con la información del PDF, el robot deja el archivo de intercambio en la carpeta de ficheros asignada y pasa el correo a la carpeta de correos de incidencias procesados, quedando a la espera del siguiente correo entrante”, agregaron en el artículo.
De esta forma, ninguna persona tiene que recibir los correos, abrirlos y leerlos para después crear la incidencia en el sistema ERP: simplemente de esto se encarga el robot creado con RPA y así el empleado puede dedicarse a tareas más centrales y analíticas dentro de la empresa, que hagan crecer el negocio mientras que la automatización ayuda con las tareas rutinarias.
Procesos comerciales
No solo el área de atención al cliente y gestión incidencias puede verse beneficiada de las herramientas RPA, también el área de finanzas. De acuerdo con un informe publicado por McKinsey Global Institute, “el 40% de las actividades financieras se pueden automatizar por completo y el 17% se puede automatizar en gran medida”.
Generación de informes
Los informes son claves para evaluar el rendimiento y desempeño de una empresa en un periodo determinado de tiempo. Pero la verdad sea dicha: es una responsabilidad muy pesada hacer estos informes, ya que es tan grande el volumen de datos que fácilmente puede escaparse algún error humano.
“Pero el uso combinado de la automatización de procesos robóticos y el software de procesamiento del lenguaje natural ha demostrado ser muy ventajoso cuando lo aplica un banco europeo”, reporta un artículo publicado por el portal CiGen, citando a McKinsey.
“Tras la recopilación y el análisis de datos, el sistema de back-office enumeró fácilmente los KPI y señaló los casos problemáticos con banderas rojas. Los directores financieros invirtieron su esfuerzo cognitivo en encontrar soluciones óptimas para abordar estos casos sin resolver, en lugar de gastar su valioso tiempo en escaneos y análisis de datos”, agregaron en el artículo.
En estos tres escenarios, las soluciones RPA funcionaron a la perfección para las empresas que las implementaron. Es hora de perderle el miedo a la tecnología y aprovechar todos los beneficios que aporta a los procesos del día a día.
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