Los administradores y directores de las compañías muchas veces se sienten como un “pulpo”, teniendo que manejar docenas de procesos al mismo tiempo, saltando de una plataforma a otra y otra más. Numerosos negocios en el mundo llevan su gestión por medio de distintos softwares y no pasa nada, les funciona. Pero a medida que la empresa va creciendo, el panorama general puede tornarse complejo e insostenible, apareciendo fallas operativas, pero también insatisfacción en los clientes y empleados por una atención deficiente.
Poder manejar todos los aspectos de una empresa en una sola plataforma sería lo más idóneo, con la posibilidad de acceder rápidamente al sistema contable, saltando hacia la parte de inventario y revisando finalmente a la sección de ventas y clientes. Todo esto y más puede lograrse con la implementación de un sistema ERP en tu compañía.
Comencemos por definir qué es un ERP
No desconfíes, no se trata de un “invento” traído de otro planeta: sus siglas significan en inglés Enterprise Resource Planning, lo que se traduce en una plataforma de planificación y administración de recursos empresariales. Con esta herramienta puedes manejar y hacer seguimiento a cada aspecto que compone tu compañía, sin perder tiempo pasando de un software a otro para conseguir la información que necesitas.
“Los sistemas de ERP unifican una gran cantidad de procesos de negocios y habilitan el flujo de datos entre ellos. Al recopilar los datos transaccionales compartidos por una organización desde diversas fuentes, los sistemas de ERP eliminan la duplicación de datos y proporcionan la integridad de los datos con una sola fuente de verdad”, explica al respecto Oracle, uno de los partners con los que trabajamos.
¿Para qué sirve un ERP en una empresa? Nuestro partner explica que son fundamentales “para administrar miles de negocios de todos los tamaños y todas las industrias. Para estas empresas, la ERP es tan importante como la electricidad que mantiene las luces encendidas”.
Funcionalidades principales de un ERP
Hay distintos ERP softwares en la industria de TI, como por ejemplo el que ofrece Odoo, ERPNext y Oracle, pero la mayoría de los que existen comparten muchas de las funcionalidades que tienen.
Se integra fácilmente
Sin duda, una de las características de los ERP más valoradas por las compañías en la amplia capacidad de integración que tiene. Nada se compara con poder integrar varias aplicaciones y módulos, que se sincronicen y funcionen como una especie de engranaje. “Por medio de una misma base de datos, el sistema ERP colecta, almacena y analiza data a través de todos los departamentos”, añade un artículo del portal Select Hub.
Seguimiento en tiempo real de las operaciones
Este punto viene unido al anterior: como este sistema ERP unifica el flujo de trabajo de todos los departamentos de una empresa, todo se conecta y puede hacerse seguimiento real de las operaciones, refiere un artículo de la revista empresarial CIO. Por ejemplo, cuando un cliente hace un pedido, de una vez el CRM se conecta con el inventario para validar la disponibilidad del producto. Al confirmar este dato, se valida con el departamento de distribución la fecha disponible para el delivery del pedido. Y todas estas operaciones realizadas en una misma plataforma.
Interfaz de usuario “consistente”
Lo mejor de los softwares ERP es que su interfaz gráfica de usuario destaca por ser consistente. Hay muchas plataformas, sí, pero la mayoría tiene un diseño consistente que le permite al usuario manejar el sistema de forma fácil y rápida, a pesar de las actualizaciones que se instalen. Esto es positivo ya que la compañía ahorra presupuesto al no tener que invertir en nuevas capacitaciones del equipo y se mantiene la productividad intacta, ya que el equipo no tendrá que acostumbrarse a un nuevo sistema desde cero, con las complejidades que eso implica.
Claves para la búsqueda e implementación de un ERP
¿Un ERP en la nube o local?
Quizás lo primero que debes decidir es si quieres implementar un ERP alojado en la nube o local. Una de las diferencias importantes entre ambas opciones es la inversión, ya que el sistema en la nube puede ser más económico. “Un sistema local requiere que cree una infraestructura de servidor, lo cual es bastante costoso”, alerta el portal Business Tech.
Tipo de licencia
La licencia por escoger también es otro detalle importante que considerar, ya que incide directamente en la inversión. Por lo general, hay sistemas ERP que ofrecen un modelo de suscripción mensual que puede ser más accesible en caso de que tu presupuesto actual sea limitado. También puedes acceder a pagar una licencia única, mucho más costosa, pero sería un pago único.
Flexible y escalable
Al momento de la implementación de un sistema ERP, hay que pensar a futuro, no solo en el presente. La plataforma que escojas debe ser flexible para ajustarse a los requerimientos presentes de tu empresa, es cierto, pero también debe ser escalable para que pueda ir creciendo a medida que tu negocio prospera y evoluciona con el paso del tiempo.
Ahora que conoces qué es un ERP y cuáles son las claves para escoger el más adecuado para tu compañía, te invitamos a contactarnos para explicarte cómo esta solución tecnológica puede potenciar su empresa. ¡Hablemos!
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